İtimat Büro incelemesi: Hesaplar şeffaf ancak iç denetim yok Agos

Türkiye Ermeni toplumunun uzun zamandır gündeminde yer alan İtimat Büro hakkındaki bağımsız denetim firmasının incelemesi, tamamlandıktan sonra rapor haline getirildi. 21 Temmuz’da yapılan ERVAB (Ermeni Vakıflar Birliği) toplantısında vakıf başkanlarına sunulan raporun tamamına ulaştık. Raporun sonuç kısmında İtimat Büro’ya ilişkin ‘hesap verilebilir, şeffaf, izlenebilir’ denmekle birlikte, İtimat Büro’nun iç denetim faaliyetlerinin yapılmamasına dikkat çekiliyor ve “Toplanan bağışların gecikerek gönderilmesi, yetkililerce yararlanılması, faizde değerlendirilmesi, suistimal sayılır” ifadeleri yer alıyor. Bu saptamalara rağmen denetim firmasının sonuç kısmı, şaibeli bir durum olmadığı yönünde. Raporda, bağış sistemine ilişkin çeşitli öneriler de yer aldı.

Kiliselerde yapılan cenaze törenlerinde yapılan bağışları, yüzde 10 komisyon karşılığında ilgili kurumlara aktaran İtimat Büro, 14 Şubat 2024’te eleştiriler üzerine kendisini feshetmiş, ardından ERVAB bünyesinde yeni bir sistem inşa edilmesi üzerine çalışmalara başlanmış ve vakıf seçimlerinde oy sayımı için digital bir yazılım hazırlayan Sevan Haddeler, ‘Nvera’ adlı bir yazılım hazırlamıştı. Yazılım, kullanıma hazır halde bekliyor. ERVAB bünyesinde İtimat Büro’nun incelenmesi için de komisyon kurulmuştu.

Analiz Bağımsız Denetim ve Danışmanlık şirketi tarafından İtimat Büro’nun, 1 Temmuz 2016-15 Şubat 2024 arasındaki hesapları incelendi. İnceleme tamamlandıktan sonra son yapılan ERVAB toplantısına Peder Şirvan Mürzyan katıldı. Yaşanan gecikmeler ve sağlık nedeniyle oluşan aksaklıklardan dolayı tüm vakıflardan özür dileyen Peder Mürzyan, bilgilendirmelerde bulunduktan sonra toplantıdan ayrıldı. Toplantıda vakıf başkanlarından Peder Mürzyan’a herhangi bir soru yöneltilmedi. 

Agos’un ulaştığı 26 sayfalık raporda yedi buçuk yılda toplam 16 milyon 755 bin TL bağış toplandığı, İtimat Büro’nun komisyon tutarının 1 milyon 684 bin TL olduğu belirtildi.

“Bağışların izlenebilirliği yüksek”

Raporda yer alan ‘Güçlü Yönler’ başlığında bağışların izlenebilirliğinin yüksek, nakit akışını şeffaf olduğu, bağış toplama ve makbuz kayıt süreçlerinin prosedürlere uygun olduğu belirtilirken; iç denetim sıklığının yılda bir kez yapılması, vakıflar adına toplamaların ve dağılımların yıllık olarak raporlanması ve dijital arşiv sisteminin yaygınlaştırılması önerildi. 
Raporun yönetici özetinde, bağışların vakıflara gönderiminde 2023-2024 yılında ortalama 5 aya varan gecikmelerin yaşanması, paraların 2017-2020 yıllarında kısa vadeli ve 2024 yılında 2 ay faizde tutulması ve elde edilen faiz gelirinin dağıtıma konu edilmesi ile iç denetim sıklığının yapılmaması yüksek riskler olarak belirtildi. 

“100 makbuz denetim sırasında bulundu”

İncelenen tarih aralığında toplam 84 bin 700 makbuzun kesildiği belirtilen raporda, 100 tane makbuzun iptal edildiği ve bunların denetim sırasında bulunduğu ifade edildi. 

“Zamanında ödeme yapılmamış”

Denetim firması, makbuzların sisteme giriş tarihi ile bağışların vakıflara gönderim tarihi arasında gecikmeler olduğunu tespit etti. 2022-2023’te ortalama 2 aylık bir sarkma olduğunu tespit eden denetim firması, cenaze tarihleri ile sisteme giriş tarihleri arasındaki süreyi de baz alarak 2021-2022’de ortalama 4 ay, 2023’te ortalama 5 ay paranın İtimat Büro’da kalma süresi olduğunu belirtti. Firma, gecikmelere ilişkin şu tespiti yaptı:
“Muhasebe kayıtlarının zamanında yapılmaması, vakıflara gönderilmesinin zamanında yapılmaması, şeffaflığı ve hesap verilebilirliği zedelemektedir. Vakıfların ihtiyaçlarının artmasına ve bağışçıların güveninin azalmasına sebep olmakta ve dönemsel raporlamalarda sapmalara neden olmaktadır.”
İtimat Büro, yapılan bağışları ve makbuzların yanı sıra muhasebe programına girişleri manuel olarak yapıyordu. ‘Genel olarak hatasız bir sistem vardır diyemeyiz’ denilen raporda ‘Zira makbuzların ve sisteme kayıtların elle girilmesi insan hatasına açıktır. Cari hesap takibindeki kalite yeterlidir.  Kayıtlara alınmadaki ve gönderimlerdeki gecikmeler en büyük eksiklik ve istisnadır (denetim dilinde hata). Sisteme kayıtları yapanların bilgisi ve giriş kalitesi hatasız sonuçları almaya yeterli değildir” denildi.  

“Faizdeki paralardan  yararlanılması suistimal sayılır”

Raporda,  2024 yılında faiz geliri elde ettiği tespit edildi. 15 Şubat ile 15 Nisan arasında 2 milyon 200 bin TL’nin vadeli hesaba konduğu, yüzde 44 faiz ile 2 aylık 150.000 TL faiz geliriyle elde edilen 2 milyon 350 bin TL’nin vakıflara dağıtımda kullanıldığı ifade edildi. Geçmiş yıllarda da bağışlardan toplanan paranın bir kısmının kısa vadeli hesaplara konulduğu aktarılan raporda, “Zaman zaman İtimat Büro yetkilileri toplanan paradan şahsi ihtiyaçları doğrultusunda çekişler yapmıştır. Bu çekişlerden oluşan eksiklikleri daha sonra kendi diğer gelirleri ile telafi etmek suretiyle vakıflar adına toplanan paranın gönderiminde kullanmışlardır. Faizden elde edilen gelirin vakıflara gönderimde kullanılması da bunun örneğidir. Ancak bu bir çeşit suistimaldir, zira İtimat Büro yetkililerinin yapması beklenen görev, vakıflar adına toplanan paranın en kısa zamanda tam ve doğru olarak vakıflara iletilmesidir. Bu amaçtan sapılması az ya da çok suistimal sayılır” saptaması yapıldı.

“Vakıflarla mutabakata varıldı”

Denetim firması, toplanan bağışların gecikerek gönderilmesi, yetkililerce yararlanılması, faizde değerlendirilmesinin suistimal sayılabileceğini belirtti. Bağışların vakıflara gönderilmesi konusunda tüm vakıflarla mutabakata varıldığı belirtilen raporda, uygunsuzluk tespit edilmediği; komisyon fatura bedellerinde küçük hatalar bulunduğu ancak kesilen yüzde 10 komisyonun doğru hesaplanıp faturalandığı ve risk oluşturmadığı vurgulandı. 

Sonuç: Hesap verebilir bir yapı

Raporun sonuç kısmında İtimat Büro’nun genel olarak şeffaf bir yapı sergilediği belirtildi:
“İtimat Büro, 2016-2024 yılı bağış yönetimi süreçlerinde genel olarak şeffaf, izlenebilir ve hesap verebilir bir yapı sergilemiştir. Ancak sürdürülebilir bağışçı ilişkileri, dijitalleşme ve iç kontrol sistemlerinin güçlendirilmesi açısından belirli alanlarda stratejik iyileştirmelere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu raporda sunulan önerilerin hayata geçirilmesi, kurumun veya yerine gelebilecek bir başka sistemin kurumsal kapasitesini artıracak ve bağışçı güvenini daha da pekiştirecektir.”
Raporda, bağışların teslim alındığında dijital sisteme kaydedilmesi, tüm vakıflara dağıtımın mutabakat belgelerinin zorunlu hale getirilmesi, bireysel bağışçılara otomatik raporlama sistemi kurulması, iç denetimin yılda bir kez yapılması ve raporun internette yayımlanması ile belgelerin dijital arşive aktarılması önerilerinde bulunuldu.